Milyen adatkezelési tájékoztatóra van szüksége?
Az első legfontosabb kérdése Ügyfeleinknek, hogy milyen típusú adatkezelési tájékoztatókra van szüksége egy ma működő vállalkozásnak? Erre a pontos választ egy adatvédelmi audit keretében végzett vizsgálat eredménye révén adhatjuk meg, de általában a következő típusú tájékoztatókra van szükség – amennyiben a vállalkozás meg kíván felelni az adatvédelmi jogszabályok és a hatósági elvárások követelményeinek, elkerülve a GDPR Rendeletben foglalt bírság kiszabásának lehetőségét.
A leggyakoribb adatkezelési tájékoztatók
- Külső adatvédelmi tájékoztató: ez a tájékoztató a vállalkozás által vállalkozási tevékenysége által, jellemzően ügyfelei, üzleti partnerei által megadott személyes adatok kezelését szabályozza. Ebben kerül szabályozásra az üzleti partnerekkel történő kapcsolatfelvétel során felvett személyes adatok kezelése például.
- Honlap, weboldal adatvédelmi tájékoztató: amennyiben a vállalkozás üzemeltet olyan honlapot, ahol, vagy amelyen keresztül megvalósulhat személyes adatok kezelése, úgy ilyen tájékoztató is szükséges. Gyakorta a Honlapra vonatkozó adatvédelmi tájékoztató része az ún. „cookie- tájékoztató”, amely a honlap használatával kapcsolatos Cookie-k általi adatkezelést szabályozza.
- Belső, ún munkavállalói személyes adatok kezelésére vonatkozó tájékoztató: amennyiben akár csak egyetlen munkavállalóval, vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban foglalkoztatott személlyel rendelkezik a vállalkozás, úgy szükséges ezen személyeket a vállalkozás által kezelt adatok kezeléséről tájékoztatni. Itt elsősorban a munkaviszony létesítéséhez kapcsolódó adatokra asszociálunk elsősorban, azonban nem szabad elfelejteni, hogy egy munkahelyi beléptetőkártya alkalmazása, vagy egy rendezvényen történő fotókészítés is megvalósít adatkezelést.
- Álláspályázatokkal kapcsolatos tájékoztató: a vállalkozás által meghirdetetett álláspályázatokra jelentkezők személyes adatainak kezelésével kapcsolatos tájékoztató. A jelentkezők számos olyan személyes adatot adnak meg a kiválasztási folyamat során, melynek kezelésével, az adatok felhasználásával és lehetséges tárolásával kapcsolatos tájékoztató szükségszerű eleme a GDPR követelményeinek megfelelni kívánó vállalkozás adatvédelmi megfelelősége során teljesített dokumentumainak. Ebben a körben javasolt az un. berepülő önéletrajzok kezeléséről is tájékoztatást adni.
- Kamerás megfigyeléshez kapcsolódó adatvédelmi tájékoztató: amennyiben a vállalkozás kamerás megfigyelőrendszert alkalmaz, gondolni kell arra, hogy a vállalkozás erről saját munkavállalóit, valamint a kamerával érintett területre belépő egyéb személyeket (pl. vendégek) a megfelelő formában tájékoztassa.
A fentiek csupán általános jellegű felsorolás, a vállalkozások által végzett adatkezelések tükrében kerülhetnek pontosításra és kidolgozásra.
